Hóa đơn là chứng từ trong đó có những thông tin mua, bán hàng hóa do người bán lập, ghi nhận. Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ. Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;  hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức bao gồm hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử.

Và cũng theo thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa. Cung ứng dịch vụ thì từ ngày 01-5-2011 các đơn vị, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì?  Chúng có lợi ích như thế nào và để sử dụng hóa đơn điện tử cần có những điều kiện nào?

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ. Và quản lý bằng phương tiện điện tử , đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trên hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung như:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Họ và tên người bán, địa chỉ người bán, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng:

• Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ,
• Khai thác hóa đơn, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán,
• Quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu;
• Thông qua phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch sẽ được rút ngắn.

Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường.

Những điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin;  thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán.  Đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa.  Cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm.  (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu.  Lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

•  Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.  Đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Theo đó nếu các đơn vị, doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử thì được khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng

Đơn vị, doanh nghiệp thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC

Công ty nào cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử?

Phần mềm hóa đơn điện tử AM-Invoice là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập, xuất hóa đơn điện tử. Và quản lý hóa đơn được Tổng cục Thuế thẩm định đạt tiêu chuẩn sử dụng với các tính năng nổi bật:

• Tiết kiệm thời gian, chí phí và không phải lưu trữ phức tạp
• Thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang AM-Invoice nhanh
• Tạo mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn
• Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hoá đơn
• Không giới hạn số lượng hóa đơn
• Hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn qua phần mềm:
  • Lập hóa đơn, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ, điều chỉnh chiết khấu
• Hệ thống danh mục khách hàng liên kết giúp người dùng có thể chọn lựa nhanh chóng; Cũng như dễ dàng tạo thông tin cho khách hàng mới
• Ký điện tử cho cả danh sách nhiều hóa đơn. Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều máy
• Quản lý gửi và gửi hóa đơn cho khách hàng qua email

Ngoài ra còn nhiều tính năng vượt trội như.

• Tra cứu, tải, in hóa đơn điện tử trên website amnote.com.vn
• Liên kết thiết kế Tra cứu, tải hóa đơn trên website riêng của khách hàng
• Báo cáo tình hình hóa đơn theo tháng, quý
• Tích hợp với phần mềm kế toán AMnote tạo thành một hệ thống khép kín
• Chuyển đổi lên Hóa đơn điện tử có mã xác thực (nếu có)
• Chế độ bảo mật phân quyền sử dụng cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi
• Cài đặt đơn giản, sử dụng dễ dàng và thuận lợi
• Phần mềm được sử dụng đa ngôn ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Hàn, Tiếng Việt)

=> Hóa đơn điện tử miễn phí – không giới hạn số lượng sử dụng – Miễn phí hết năm 2021

Nếu bạn muốn đăng ký hãy nhấn vào đây.