Trong nửa đầu năm 2025, việc điều chỉnh địa giới hành chính và sáp nhập cơ quan quản lý tại nhiều địa phương đã khiến nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc trong việc xử lý hồ sơ pháp lý. Một trong những nội dung đáng lưu ý là việc cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN), Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (GCNĐKĐT) và các loại giấy phép liên quan. Các thông tin sau sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định hiện hành và cách xử lý phù hợp

1. Có bắt buộc phải cập nhật GCNĐKDN/GCNĐKĐT?

Theo quy định hiện hành:

• Doanh nghiệp không bắt buộc phải cập nhật, trừ trường hợp có sửa đổi nội dung khác (ví dụ thay đổi vốn, ngành nghề, người đại diện…). Không có thời hạn pháp lý bắt buộc cho việc cập nhật này.
• Trong trường hợp sáp nhập cơ quan quản lý, việc thay đổi cơ quan có thẩm quyền sẽ do chính cơ quan nhà nước liên quan xử lý và ghi nhận, doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào.

2. Vì sao doanh nghiệp vẫn nên chủ động cập nhật?

Mặc dù không bắt buộc, việc cập nhật địa chỉ trên GCNĐKDN/GCNĐKĐT mang lại nhiều lợi ích:

• Thống nhất thông tin pháp lý giữa giấy phép, hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ thương mại.
• Thuận tiện làm việc với các cơ quan quản lý, đặc biệt trong lĩnh vực hải quan, thuế, đầu tư.
• Giảm rủi ro pháp lý khi ký kết hợp đồng mới hoặc khi đối tác yêu cầu xác minh hồ sơ.
• Hỗ trợ minh bạch tài chính và thuận lợi trong các giao dịch với ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ.

3. Các giấy phép và tài liệu khác cần xem xét

• Giấy phép chuyên ngành (môi trường, an toàn, xây dựng…): hiện chưa có hướng dẫn thống nhất, nên liên hệ cơ quan cấp phép để được chỉ dẫn cụ thể.
• Điều lệ công ty, hồ sơ nhãn hiệu, giấy tờ vận tải: khuyến nghị điều chỉnh đồng bộ để tránh chênh lệch thông tin.
• Hợp đồng kinh tế: không nhất thiết phải sửa đổi, nhưng doanh nghiệp nên thông báo địa chỉ mới cho đối tác và thể hiện trên hóa đơn/biên bản làm việc.

4. Lưu ý quan trọng về con dấu, hợp đồng, thuế và hóa đơn

• Con dấu: doanh nghiệp vẫn có thể dùng con dấu hiện tại nếu vẫn để địa chỉ cũ. Tuy nhiên nếu GCNĐKDN đã cập nhật địa chỉ mới thì doanh nghiệp nên cập nhật con dấu để tránh việc bị từ chối trong thủ tục hành chính.
• Hợp đồng: các hợp đồng đã ký không bắt buộc sửa đổi, nhưng doanh nghiệp nên thông báo địa chỉ mới cho đối tác. Khi ký hợp đồng mới, nên ghi đúng địa chỉ hiện tại để đảm bảo tính pháp lý.
• Cơ quan thuế: sẽ tự động cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống quản lý thuế, doanh nghiệp không cần làm thủ tục riêng.
• Hóa đơn GTGT: bắt buộc phải ghi đúng địa chỉ mới của bên bán và bên mua. Việc này giúp đảm bảo hồ sơ giao dịch chính xác, hỗ trợ khai báo và đối chiếu thuế thuận lợi, đồng thời tránh rủi ro vi phạm trong quá trình kiểm tra hoặc thanh tra.

Nguồn: Thư viện Pháp luật